این مقاله در مجله پردازش شماره 154 و 155، مهر و آبان 1400، از صفحه 64 تا 65 به چاپ رسیده است.

چقدر سازمان شما از نظر فرایندی بالغ است؟

حسام ادیب

گروه پاترون

در مقاله ای که در مجله پردازش شماره 152 و 153، مرداد و شهریور 1400 با عنوان “آیا سازمان شما فرایندگرا و سیستمی است؟” به بلوغ فرایندی اشاره شد. در این مطلب به بررسی این موضوع میپردازیم. هدف از نگارش این مطالب، آشنایی مدیران صنعت و معدن کشور با این مفاهیم است که امیدواریم مفید واقع گردد.

بلوغ سازمانی ابعاد مختلفی از جمله بلوغ افراد و نیروی انسانی، بلوغ فناوری ها و ابزارها، بلوغ داده ها و نیز بلوغ فرایندی دارد. وقتی می گوییم سازمانی بالغ است، یعنی در این حوزه ها بالغ است. بالغ بودن معیاری است که توانمندی را نشان میدهد. توانمندی در برنامه ریزی و اجرای موفقیت آمیز استراتژی ها، توانمندی در بهبود عملکرد فرایندهای اصلی و پشتیبان، توانمندی در کاهش هزینه یا سودآوری و توانمندی در بهبود مستمر از جمله این توانمندی ها هستند.

بلوغ فرایندی هم به همین ترتیب معیاری است که توانایی فرایندهای یک سازمان را در برآورده کردن انتظارات و تولید نتایج مورد انتظار نشان می دهد. هرچقدر فرایندها بالغ تر شوند، توانایی آنها در شناخت اشکالات و رفع آنها و نیز اندازه گیری و قابل پیش بینی بودن آنها افزایش می یابد. در مجموع سطح بلوغ فرایندی یک سازمان وابسته به سطح بلوغ فرایندی است که کمترین میزان بلوغ را دارد. درست مثل زنجیری، که قدرت آن در گروی قدرت ضعیف ترین حلقه آن است.

بلوغ فرایندی 2 بعد دارد: یکی بلوغ محتوایی خود فرایندها و دوم بلوغ استقرار رویکرد فرایندگرا در سازمان. بلوغ محتوایی خود فرایندها بستگی به توانایی، اشراف و عمق دانش یک سازمان در مدل سازی و اجرای فرایندها دارد. در بهبود بلوغ محتوایی فرایندها از چرخه PDCA (شناسایی، تحلیل و طراحی، پیاده سازی و پایش) استفاده می شود اما در بعد بلوغ استقرار فرایندگرایی در سازمان به بررسی توانایی سازمان در فرهنگ سازی، حاکمیت فرایندگرایی، آموزش و آگاهی کارکنان، زیرساختها، ریسک پذیری و شاخصهای هر فرایند پرداخته می شود.

در دنیا بیش از 40 سال است که به موضوع بلوغ فرایندی پرداخته میشود و مدل های متنوعی برای ارزیابی بلوغ فرایندی ارائه شده است که پرداختن به آنها از توان این مطلب خارج است. اما می توان به طور کلی سطوح تقریبا مشترکی که در این مدلهای بلوغ فرایندی ارائه شده را، مطابق تصویر 1، به 5 سطح خلاصه نمود: 1) سطح ابتدایی 2) سطح تکرار پذیر 3) سطح استاندارد و تعریف شده 4) سطح مدیریت شده و 5) سطح بهینه شده.

تصویر 1: سطح بلوغ فرایندی که در اغلب مدلهای سنجی بلوغ مشترکند

در سطح اول دانش فرایندی در سازمان وجود ندارد یا بسیار کم است؛ فرایندها مستند نیستند و فعالیت ها هر بار به نوعی انجام یا ابداع میشوند. در سطح دوم، دانش فرایندی اندکی وجود دارد. برخی فرآیندها درک شده اند و میتوان آن ها را تکرار کرد ولی مستند نیستند. در سطح سوم دانش فرایندی وجود دارد و فرایندها در سطح سازمان مستندسازی شده اند. مستندات در سازمان به اشتراک گذاشته میشوند و از ابزارهای مدیریت فرایندها استفاده میشود. در سطح چهار سازمان با فرایندهایش مدیریت میشود. نتایج فرایندها قابل پیش بینی هستند و شاخص ها و معیارهای اندازه گیری وجود دارند. در سطح پنجم بهبود مستمر فرایندها به صورت فرایندی و سیستمی انجام میشود.  راجع به چه فرایندهایی حرف میزنیم؟ همه فرایندها از سطح عملیاتی (مثل تولید، نگهداشت، خرید، فروش و غیره) گرفته تا سطح میانی (برنامه ریزی تولید، برنامه ریزی نگهداشت، برنامه ریزی منابع انسانی یا آموزش و غیره) تا سطح استراتژیک (مدیریت استراتژیک)، شامل همه فرایندهای اصلی و پشتیبان.

بلوغ فرایندی سازمان ما چقدر است؟

مدل های بلوغ سازمانی برای پاسخ به این سوال پدید آمده اند. در واقع هر مدل، به گونه ای به این سوال پاسخ میدهد. بیش از 30 مدل معتبر و شناخته شده بلوغ فرایندی و احتمالا بیش از 70 مدل در دنیا وجود دارد. طبیعتا پاسخ به این سوال که کدام مدل برای ما مناسب تر است، نیازمند مشاوره متخصصین است. در عین حال ابزارهایی برای پاسخ به این سوال نیز توسط متخصصین ایجاد شده که نمونه های آن را در لینک های زیر میتوانید مشاهده فرمایید:

https://www.amyvanlooy.eu/bpmm-sample-n-69

http://smart-selector.amyvanlooy.eu/

به طور اصولی روش ارزیابی بلوغ فرایندی اینست که ابتدا فرایندهای کلیدی که لازم است بلوغ آنها ارزیابی شوند انتخاب گردند. فراموش نگردد که میزان بلوغ فرایندی کل سازمان به ضعیف ترین فرایند از نظر بلوغ بستگی دارد. سپس بایستی مدل بلوغ سازمانی مناسب انتخاب گردد و با جمع آوری اطلاعات یا احتمالا پر کردن چک لیست ها و روش هایی که هر مدل دارد، به تحلیل و ارزیابی بلوغ فرایندها پرداخت.

بر اساس مدل انتخاب شده، حوزه های مختلفی که در ارزیابی بلوغ فرایندی به آن پرداخته میشود مورد بررسی قرار میگیرد و نقاط قوت و ضعف سازمان در حوزه های مختلف مشخص میشود که این، مبدل به راهنما و چراغ راهی برای بهبود میگردد. مثلا مایک همر مدلی را در سال 2007 میلادی ارائه نمود که در این مدل گفته میشود سازمانها باید دو ویژگی خود را بهبود دهند. یکی بهبود توانمندسازهای فرایندی و دو بهبود قابلیت های سازمانی. از دیدگاه همر، توانمندسازهای فرایندی عبارتند از: طراحی (چگونه فرایند طراحی می شود)، مجریان (دانش و مهارت های افراد درگیر)، مالک (مدیر ارشد مسئول برای فرایند)، زیرساخت (سیستم هایی که فرایند را پشتیبانی می کنند) و معیارها (معیارهای بکار گرفته شده در جهت تعیین عملکرد فرایند) و همچنین قابلیت های سازمانی عبارتند از: رهبری (مدیران ارشدی که فرایند را پشتیبانی می کنند)، فرهنگ (تاکید بر تمرکز بر مشتری، کار تیمی و میل به تغییر)، تخصص (مهارت ها و روش های مورد نیاز برای طراحی مجدد فرایندها) و حاکمیت سازمانی فرایندگرایی (ساز و کارهایی برای مدیریت پروژه های پیچیده و آغاز تغییر).

با ارزیابی این حوزه ها، میتوان برای بهبود ویژگی ها و حوزه های ضعیف تر، جهت رشد بلوغ فرایندی و رسیدن به سطوح بالاتر فرایندی اقدام نمود. به این ترتیب یکی از ارکان کلیدی و یا به عبارتی مهمترین و اصلی ترین رکن بلوغ یک سازمان قوت یافته، مسیر حرکت یک سازمان به سمت تکامل هموار میگردد.