پیاده‌سازی Odoo ERP، رویکردها و چالش‌های آن در گروه پاترون
پیاده‌سازی Odoo ERP، رویکردها و چالش‌های آن در گروه پاترون
نگرش و دیدگاه مدیران ارشد از همان ابتدای تشکیل گروه پاترون به مسیر پیشرفت و برنامه‌های آتی، همیشه تاکید بر مدیریت فرایندها و یکپارچگی فرایندی برای دستیابی و پیاده‌سازی یک راه حل جامع در سازمان بوده تا کلیه نیازها و امکانات لازم را برای دستیابی به اهداف سازمانی و امکان پیاده‌سازی استراتژی‌های تبیین شده میسر کند.
گروه پاترون در ابتدای تشکیل، نیازهای خود را در فرایندهای فروش و حسابداری با نرم‌افزارهای مجزا که عمدتاً مورد استفاده در بقیه سازمان‌ها هم بود، برطرف می‌کرد و تلاش می‌نمود تا مشکلات و نقاط ضعف موجود را اصلاح کند و حتی برای استقرار یک ERP مایکروسافت داینامیک AX هم با یک شرکت وارد مذاکره شد ولی با توجه به جمع‌بندی‌هایی که صورت گرفت، به‌دلیل ریسک‌های موجود و عدم توانایی شرکت پشتیبان در برخی زمینه‌ها امکان همکاری نبود.
ولی با گذشت 5 سال از استقرار و بکارگیری نرم افزار CRM مایکروسافت و نرم‌افزار ایرانی حسابداری در پشتیبانی از صنعت فولادسازی و رویکرد و اهدافی که برای آینده در نظر گرفته شده بود، به راه حل جامعی نیاز شد تا پاسخی برای نیازهای پاترون در حال رشد سریع و آینده پیش روی آن باشد:
رویکردها و چالش‌های سیستم ERP در گروه پاترون
دید جامع در پاترون
دشواری در دسترسی و عدم یکپارچگی و ارتباط داده‌ها برای تصمیم‌سازی در سازمان.
علی رغم رویکرد فرآیندی و استقرار آن در پاترون، در تمامی فرایندهای اصلی بدلیل عدم ارتباط درست و نبود بستری یکپارچه، اطلاعات و گزارش‌های مهم برای مدیریت فعالیت‌های کلیدی و ورودی‌های فرایند استراتژیک به خوبی فراهم نبود و لازم بود راه حل مناسبی برای این مهم ایجاد شود.
رشد سریع سازمان
یکی از اهداف همیشگی پاترون توسعه محصولات جدید و چالشی در صنعت (بخصوص صنعت فولادسازی با کوره‌های قوس الکتریکی) بوده است، در نتیجه فراهم کردن زیرساخت‌های لازم برای رشد کسب و کار و توانایی پاسخگویی به نیازهای جدید پاترون لازمه راه حل کسب و کار ما است.
از سوی دیگر با افزایش چند برابری حجم سازمان در آینده، نرم‌افزارها و سیستم‌های فعلی پاسخگوی نیازهای ما نبود و بعضی از سیستم‌ها اجازه دسترسی به پایگاه‌های داده را محدود کرده بودند و مجبور بودیم گزارشات و سیستم‌های مجزا و ثانویه‌ای را ایجاد کنیم و از طرف دیگر عدم یکپارچگی موجب خطا در داده‌های ثبت شده و گزارشات اشتباه می‌شد، که این نقطه پاشنه آشیل کسب و کارهای ما در آینده بود و مطمئناً از رشد و توسعه پاترون جلوگیری می‌کرد.
سیستم‌های جزیره‌ای بدون پشتیبانی
استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری که قابلیت توسعه و پاسخگویی به نیازهای فعلی و پیش رو را نداشت و حتی برای ارتباط با این سیستم‌ها از سوی شرکت‌های پشتیبان با “امکانش نیست” مواجه می‌شدیم، مشکلات جدی را برای ما ایجاد می‌کرد. سیستم‌هایی که علاوه بر اینکه راه توسعه و رشد را سد می‌کنند، از طرف دیگر پیاده‌سازی و اصلاح فرایندهای سازمانی را هم برای پیاده‌سازی و بهبود فرایندها دچار مشکل می‌کنند.
گسترش و جغرافیای فروش
اهداف و برنامه‌های صادرات و فروش محصولات تولیدی به کشورهای منطقه و وجود برنامه‌ریزی که برای آن چندین سال اقدام شده است با یک سیستم نرم‌افزار حسابداری ایرانی تناسب ندارد و لازمه استفاده از چند نرخ ارزش در دریافت‌ها و پرداخت‌ها، حسابداری و صدور سفارش و فاکتور در فرایند فروش باید در راه حل جامع دیده شود.
تغییرات سریع محصول و مشتریان جدید
در صنعت فولادسازی علی رغم محدود بودن مشتریان، تنوع محصولات بالا است و سیاست‌های فروش برای صنایع سیمان، نفت و پتروشیمی همیشه یکی از دغدغه‌های مدیران ارشد بوده تا راه حل متناسب با آن را برای ثبت داده‌ها، گزارش‌سازی و تحلیل بازار فراهم کنند.
عمدتاً موارد فوق منجر به این شد که در اوایل سال 1397 تصمیم به بررسی و شناسایی راه حلی برای پاسخگویی به این نیازها برای مدیران مجموعه شود. در ابتدا با توجه به امکانات و توسعه نرم‌افزارهای BPMS، نسبت به بررسی امکانات و نرم‌افزارهای سیستم مدیریت فرایندهای سازمانی تصمیم گرفته شد اما به دلایل ذیل پاسخگوی نیاز ما نبود:
- نرم‌افزارهای BPMS اپن سورس هم بود ولی نیاز به دانش برنامه‌نویسی و پیاده‌سازی BPMS داشت.
- به‌روش‌ها در BPMS وجود نداشت و باید تمامی فرایندهایمان را مدلسازی و پیاده‌سازی می‌کردیم که مزایا و معایب زیادی داشت.
- ماژول حسابداری مهمترین بخش از زیر سیستم‌های یک ERP برای هزینه‌یابی و محاسبه بهای تمام شده لحظه‌ای است ولی در BPMS با توجه به عدم ارتباط با نرم‌افزار حسابداری و پیچیدگی توسعه آن امکان اجرایی کردن را نداشت.
موارد فوق منجر به صرف نظر از بکارگیری BPMS شد ولی با توجه به تجربه قبلی برای استفاده از شیرپوینت، برای استفاده و بکارگیری این نرم‌افزار با شرکت‌های مجری توسعه و پیاده‌سازی آن مذاکره نمودیم. در یکی از این مصاحبه‌ها که نیازها و درخواست‌های خود را شرح می‌دادیم، مدیر شرکت پیاده‌سازی‌کننده شیرپوینت، راه حل جامعی برای مساله‌های ما عنوان کرد و آن هم استفاده از یک ERP اپن سورس بود. این پیشنهاد توجه و ذهن ما را درگیر کرد و ما نسبت به بررسی این پیشنهاد اقدام به بررسی پارتنرها و توسعه‌دهندگان آن در ایران نمودیم.
مجموعاً با 5 شرکت در این زمینه مذاکره کرده و برای پیاده سازی Odoo ERP تصمیم نهایی را گرفتیم.
شاید بتوان گفت اولین یا جزو اولین‌ها بودیم که یک سال بعد از پیاده‌سازی نرم‌افزار، اقدام به خرید لایسنس این نرم‌افزار از شرکت Odoo نموده و اپگریدهای جدید نرم‌افزار را دریافت کردیم.
چالش‌های پیاده‌سازی نرم‌افزار
در مدت زمان طولانی استقرار و پیاده‌سازی ERP در پاترون، چالش‌ها و تهدیدات زیادی بروز پیدا کرد که صرف نظر از کمیت و اهمیت آنها که پرداختن به تک تک آنها مفصل است و همواره در پیاده سازی ERPها در هر سازمانی ممکن است با آنها روبرو شوند و توجه به این ریسک‌ها در موفقیت برای استقرار ERP بسیار اهمیت دارد.
مهمترین ریسک‌ها و چالش‌ها در استقرار هر ERP را شاید بتوان ریسک‌های مرتبط با سرمایه‌های انسانی دانست که در زمان استقرار ERP برای ما هم اتفاق افتاد، قطع و عدم همکاری پرسنل حسابداری در ابتدای پروژه که عوامل داخلی و خارجی زیادی داشت و در نهایت ممکن بود منجر به شکست پروژه شود، اما برنامه مدیریت سازمان در استخدام مدیر مالی جوان و متخصص، پافشاری و حمایت از پروژه در زمان استقرار، علی رغم عدم تعهد و ترک کار پرسنل حسابداری، موجب موفقیت و به نتیجه رسیدن تلاش‌های تیم و گروه پاترون گردید.
#گروه پاترون #پاترون #سیستم_ERP #اودوو #پیاده_سازی_نرم_افزار
