مطلب زیر در مجله پردازش، شماره 138 و 139، اردیبهشت و خرداد 1399، از صفحه 88 تا 89 به چاپ رسیده است.

در دوران کرونا، سرمایه های خود را حفظ کنید

حسام ادیب

رئیس هیئت مدیره گروه دانش بنیان پاترون

کرونا همه چیز را تغییر داده است. باید خود را با شرایط جدید تطبیق دهیم. به طور کلی کاهش تقاضا، رقابت سنگین، کاهش فروش و به تبع آن افزایش هزینه ها و کمبود نقدینگی، بحران های بزرگی برای صنعت و تولیدکنندگان به وجود آورده یا خواهد آورد. دوران کرونا و تبعات آن به زودی تمام نمی شود و بی عملی و انتظار برای پایان آن و برگشت شرایط به دوران قبل از کرونا، فقط یک نتیجه دارد: نابودی. اول از همه باید واقعیت وجود بحران کرونا را پذیرفت و دانست که عدم تغییر سازمانها و صرف انتظار برای عبور از این دوران، آرام آرام و گاهی تند، سازمانها را به فروپاشی میکشاند. در ادامه به برخی تغییرات کلی که سازمانها و مدیران باید آنها را در نظر داشته باشند اشاره می گردد.

• خودتان را نبازید.

قبل از هرچیز نیاز دارید بر خود مسلط باشید و هول نکنید. بدترین تصمیمات وقتی گرفته می شوند که خودمان را ببازیم. آرام باشید. این دوران هم میگذرد. مهم آن است که کارنامه موفقی در عبور از این بحران داشته باشیم.

• مشاوره ایمنی و بهداشت را جدی بگیرید.

اجرای پروتکل های بهداشتی در دوران کرونا که توسط سازمانهای مرجع و قانونی منتشر می شوند را جدی بگیرید. برای اجرای این پروتکل ها از مشاور متخصص استفاده کنید. خود و دیگران را به اجرای دستورالعمل ها و پروتکلها متعهد کنید تا سلامت و امنیت همه را تضمین کنید. در اجرای اقدامات، هرچند پر هزینه، تعلل نکنید. جان و سلامت انسانها در دستان شماست. یادتان باشد کرونا به این زودی نخواهد رفت.

• توسعه را متوقف کنید.

اگر توسعه شرکت یا تجهیزات تولیدی خود را برنامه ریزی کرده بودید، آن را متوقف کنید. توسعه باعث می شود نقدینگی شما صرف ایجاد بستری شود که مشخص نیست چه زمانی به کار خواهد آمد. می گویند از بهترین راننده فرمول یک جهان، مایکل شوماخر، راز پیروزی هایش را پرسیدند و او در پاسخ گفت: هر کجا دیگران ترمز می کشند، من گاز می دهم. بله! اما پیچ کرونا تندتر و طولانی تر از آن است که بخواهید پای خود را روی پدال گاز نگه دارید. ممکن است از پیست مسابقه به بیرون پرتاب شوید. نقدینگی را حفظ کنید و خود را برای طولانی شدن این دوره، که پایانش بر هیچ کس مشخص نیست، آماده نگه دارید.

• برای پوشش هزینه ها وام نگیرید.

معلوم نیست دوران کرونا و رکود چه زمانی تمام خواهد شد. روی توان بازپرداخت اصل و فرع وام های خود حساب نکنید. اگر می خواهید مواد اولیه خریداری کنید، خیلی حساب شده وام بگیرید، در غیر اینصورت برای پوشش هزینه های خود وام نگیرید چراکه هزینه ای به هزینه های دیگر شما اضافه خواهد شد.

• روی سیستم مالی خود تمرکز کنید.

اگر سیستم مالی که بتواند گزارشات دقیق و لحظه ای از وضعیت شما ارائه کند ندارید، فورا دست به کار شوید و آن را ایجاد کنید. در این دوران، بیش از هر زمانی، نیازمند تحلیل وضعیت مالی خود هستید. بدهی ها، مطالبات، وام ها، هزینه ها و سناریوهای مختلف درآمدی و تحلیل شاخص های مالی، چراغ قوه مسیر تاریکی است که در آن قرار دارید.

• هزینه ها را کنترل کنید.

با برخورداری از یک سیستم مالی به روز و دقیق، هزینه ها را دسته بندی کنید و آنها را تحلیل کنید. الان وقت تمرکز روی هزینه هاست. اصل 80 – 20 را به یاد داشته باشید. 80 درصد کاهش هزینه را می توان روی 20 درصد عوامل هزینه به دست آورد.

• تیم خود را درگیر کنید.

اگر حتی پیش از این در سازمان خود فرهنگ طوفان فکری را جا نیانداخته بودید، الان وقت آن است. مدیران و اعضای تیمها را درگیر کنید و از آنها راهکارهای کاهش هزینه و افزایش فروش بخواهید. قیمت یا شرایط خرید اقلام ممکن است تغییر کرده باشد. از مسئولین مراکز هزینه خود و مدیران این بخش ها بخواهید برای کاهش هزینه ها و افزایش درآمدها راهکار ارائه دهند. خواهید دید که چند فکر بهتر از یک فکر است.

• نظام پیشنهادات را ایجاد یا تقویت کنید.

الان وقت توجه بیش از پیش به ایده ها و پیشنهادات است. سازمان خود را از شرایط موجود مطلع کنید و از آنها بخواهید برای عبور از این بحران و وارد شدن کمترین هزینه به سازمان، ایده های خلاقانه خود را ارائه دهند. همدلی ایجاد کنید و در پرسنل انگیزه ارائه پیشنهادات را به وجود آورید.

• شهامت توقف دادن داشته باشید.

تصمیمات ساده نیازمند شهامت نیستند. مراکز هزینه ای خود را که در درک کردید و ایده های کاهش هزینه ها را که دریافت کردید، گاهی با برخی تصمیمات بزرگ مواجه می شوید. این تصمیمات بزرگ نیازمند شهامت بزرگ هستند. مانند بیماری که اگر پایش را قطع نکنند، خواهد مرد، جرات تصمیم گیری برای قطع پای خود را داشته باشید.

• مشتریان پر ریسک را از دست بدهید.

در دوران کرونا نقدینگی تنها داروی درمان سازمان شماست. مشتریان خود را از اول تحلیل و دسته بندی کنید. در فروش انعطاف پذیری به خرج دهید اما مراقب سطح نقدینگی سازمان خود باشید. هر کار میکنید یک اصل را در نظر داشته باشید: مشتریان پر ریسکی که ممکن است به موقع پرداخت نکنند می توانند شما را نابود کنند. خیلی احتیاط کنید و حتی اگر این مشتریان از دست می روند، بگذارید از دست بروند. بیچاره رقیب شما که گرفتار این مشتریان خواهد شد.

• آموزش، آموزش، آموزش

فروش شما افت کرده و فشار کاری پرسنل شما کم شده است؟ بسیار خوب، الان وقت پر کردن وقت پرسنل با آموزشهای خوب است. تا به حال فرصت نداشتید به آنچه که پرسنل شما برای آموزش نیاز دارند بپردازید؟ الان بهترین وقت است. پرسنل شما تا به حال به خاطر فشار کاری فرصت آموزش دیدن نداشتند؟ الان بهترین وقت است. یک برنامه ریزی عملیاتی برای آموزش پرسنل و الزام به اجرای آن از بالاترین سطح سازمان، تیم شما را برای موفقیت های بسیار بیشتر، پس از دوران کرونا آماده میکند. فرهنگ آموزش مجازی را جا بیاندازید و از مزایای آن بهره مند شوید. استفاده از ادوب کانکت، بیگ بلو باتن، اوپن میتینگز و نرم افزارهای مشابه خیلی راحت است.

• فرایندهای خود را بازنگری کنید.

سازمان شما برای سالیان سال به روش ها و فرایندهایی عادت کرده است که الزاما بهینه نیستند. مشکلاتی را همیشه در فعالیت های خود می دیدید که فرصت رسیدگی اساسی به آنها نبود. در دوران کرونا این فرصت پدید آمده است. از بالا به پایین فرایندهای خود را تعریف و بازنگری کنید. اگر فرایندهای خود را هیچ گاه تدوین نکرده اید، از تیم های خود بخواهید بر اساس برنامه و اولویتی که تعیین میکنید، فرایندهای خود را مدون کنند. آن ها را با تیم های خود بخوانید و بحث کنید و بهینه سازی کنید و تغییر دهید. الان بهترین زمان ممکن برای بهینه سازی هاست.

• شاخص های عملکردی را کنترل کنید.

اگر تا پیش از این شاخص های عملکردی هر بخش سازمان خود را کنترل نمیکردید یا آن را جدی نمیگرفتید، دوران کرونا این فرصت را برای شما ایجاد کرده که فرهنگ کنترل شاخصها را، به کمک مدیران و تیم خود، جا بیاندازید. هر واحد سازمانی مسئول اجرای یک یا چند فرایند است. شاخص های عملکردی هر فرایند را شناسایی کنید و در دوره های مناسب، آنها را تنظیم نموده، با مسئولین آن شاخص ها به بحث بنشینید. قطعا شما فرصت رسیدگی به ده ها و صدها شاخص عملکردی را ندارید، پس، از مدیران و پرسنلتان بخواهید حداکثر 10 شاخص کلیدی عملکردی فرایندهایشان را برایتان ارسال کنند و آنها را با خودشان تحلیل کنید. دوران کرونا فرصت تغییر فرهنگ های کاری را برای شما به وجود آورده است.

• مطالعه کنید.

زمانی را برای مطالعه خود و تیم تان در نظر بگیرید. در مورد هر موضوعی ده ها مطلب مفید و کارا در اینترنت پیدا می شود. مدل های مختلف مدیریت سرمایه های انسانی را در حوزه های انگیزش، ارزیابی عملکرد، رضایت شغلی، جبران خدمات و غیره مطالعه کنید. در مورد روش های تولید ناب، کایزن، شش سیگما، کنترل کیفیت آماری، مدیریت فرایندهای سازمانی، سیستم های آموزش و غیره مطالعه کنید. در مورد مدل های برنامه ریزی استراتژیک  مطالعه کنید. کتاب دوره عمر سازمان دکتر آدیزس را بخوانید.

• دورکاری همیشگی را مد نظر قرار دهید

اگر می توانید شکل کسب و کار خود یا برخی واحدهای سازمانی خود را تغییر دهید و برنامه دورکاری همیشگی، حتی در پسا کرونا را پیش بگیرید. اسکایپ، تیم، زوم و نرم افزارهای ارتباطی دیگر را به کار بگیرید و خود را با شکل کار در دنیای جدید تطبیق دهید. خواهید دید که دورکاری، به جز کاهش آلایندگی، مصرف گرایی، هزینه ها و ریسک های رفت و آمد، همچنین بهبود تغذیه، می تواند در افزایش راندمان تیم شما، با یک فرهنگ سازی مناسب، مؤثر باشد. عدو شود سبب خیر اگر خدا خواهد.

• سرمایه های خود را حفظ کنید.

فروش و تولیدتان افت کرده؟ هزینه های سربارتان افزایش یافته؟ سودتان کاهش پیدا کرده؟ هیچ کدام دلیلی بر تعدیل نیرو نیست. پرسنل شما سرمایه های شما هستند. کرونا به شما آسیب خود را زده است، دیگر شما به خودتان آسیب نزنید و سرمایه هایتان را از دست ندهید. یک زمان سود میکردید، الان کمی ضرر کردن اشکالی ندارد. سرمایه هایتان را حفظ کنید و خود را برای دوران پسا کرونا آماده و تجهیز کنید. حقوق پرسنل را به موقع و کامل پرداخت کنید. پرسنل سازمان شما نیاز به دلگرمی و امنیت دارند. دوران کرونا هم یک روز تمام خواهد شد.