این مقاله در مجله پردازش، شماره 150 و 151، اردیبهشت و خرداد 1400، صفحه 60 و 61 به چاپ رسیده است.

انتقال یک تجربه؛ معرفی سیستم Odoo ERP به صنعت فولاد و صنایع وابسته

حسام ادیب (بنیانگذار گروه پاترون)

حسین یوسفیان (مدیر برنامه ریزی گروه پاترون)

در مطلبی در مجله پردازش شماره 146 و 147، دی و بهمن 1399، به ضرورت برخورداری از سیستم ERP برای صنعت فولاد پرداخته شد. در این مطلب به معرفی سیستم ERP شرکت ادوو (Odoo) با هدف انتقال تجربه پیاده سازی آن در گروه پاترون پرداخته میشود.

در سال 1397 گروه پاترون تصمیم گرفت نسبت به پیاده سازی سیستم ERP اقدام نماید که سیستم شرکت ادوو انتخاب شد. در خصوص دلایل انتخاب این سیستم، مطلبی مجزا لازم است.

پیاده سازی چنین سیستمی در یک شرکت کوچک ممکن است حدود 6 ماه و در یک شرکت متوسط حدود 1 سال و در یک شرکت بزرگ میتواند تا 2 یا حتی 3 سال به طول انجامد.

مقدماتی که گروه پاترون برای پیاده سازی سیستم ERP در سازمان خود فراهم کرده بود عبارت بودند از:

• گروه پاترون به بلوغ فرایندی سطح 2 دست یافته و در تکاپوی دستیابی به بلوغ فرایندی سطح 3 بود.
• ابزار کارت امتیازی متوازن (BSC) در گروه پاترون در حال استفاده بوده و مدیریت عملکرد با فرایندها و پرسنل با فرایندها همسویی نسبی داشتند.
• زیرساخت تکنولوژیک در شرکت فراهم بود و تجربه استفاده از سیستم هایی مثل Microsoft CRM در سازمان وجود داشت.
• واحد مهندسی صنایع و برنامه ریزی، به عنوان مدیر پروژه پیاده سازی، آمادگی مدیریت این پروژه و همچنین مدیر مالی به عنوان فردی اثرگذار در پیاده سازی سیستم، دیدگاه فرایندی و سیستمی داشته و آمادگی پیاده سازی ERP را داشتند.
• مدیریت ارشد سازمان اولا خود نسبت به موضوع تسلط داشته و همچنین اعتقاد و التزام ایشان به پیاده سازی این سیستم داشته، به دنبال مانع زدایی در مسیر بودند. بدون تعهد مدیریت ارشد سازمان، پیاده سازی ERP موفق نخواهد بود.

پارامترهای فوق تنها چالشهای پیاده سازی یک سیستم ERP نیست و لازم است سازمانها اولا با مطالعه منابع مرتبط، از چالشهای ممکن در مسیر پیاده سازی ERP مطلع بوده و ثانیا با شناخت از خود، نقاط ضعف شناسایی نموده و پس از رفع آنها، با متدلوژی و مدلی مناسب، نسبت به پیاده سازی یک سیستم ERP اقدام نمایند.

اما سیستم ERP شرکت ادوو چیست؟

فابین پینکرس اولین سیستم نرم افزاری خود را با نام TinyERP در سال 2005 در بلژیک توسعه داد و سه سال بعد نام آن را به OpenERP تغییر داد. در سال 2010 این شرکت بیش از 100 نفر پرسنل داشت و در سال 2013 به خاطر اینکه سریع ترین رشد یک شرکت را در بلژیک داشته، جایزه ای ویژه دریافت نمود. از سال 2014 نام سیستم این شرکت به Odoo تغییر یافت. تا به امروز این شرکت جوایز متعددی را از نهادهای مختلف بین المللی دریافت نموده است. این شرکت امروزه بیش از 1500 نفر کارمند و بیش از 7 میلیون کاربر در جهان دارد.

وجه تمایز ERP شرکت ادوو با دیگر ERP ها آن است که به صورت Open Source یا متن باز طراحی شده است. به این معنا که افراد و شرکتهای بسیاری در جهان می‌توانند برای این سیستم اپلیکیشن یا برنامه های کاربردی مختلفی طراحی کنند. روش کار به این ترتیب است که خود شرکت Odoo حدود 40 ماژول کلیدی دارد و افراد و شرکتهای دیگر میتوانند برنامه های خود را به صورت رایگان یا پولی، به کاربران عرضه کنند. این درست مثل برنامه های کاربردی است که میتوانیم روی گوشی های اندرویدی یا آیفون نصب کنیم. با همین مدل کاری، سیستم ERP ادوو بسیار توسعه یافته و کار را برای شرکتها و کاربران راحت کرده است. به عنوان مثال، چنانچه شما بخواهید فراتر از گزارشهای استاندارد خود ادوو، یک گزارش جدید و پیچیده بسازید، به احتمال بسیار زیاد، قبلا یکی از شرکای تجاری ادوو این کار را انجام داده و برنامه مذکور را به صورت رایگان یا پولی برای شما عرضه کرده است. طبیعتا این کار باعث رضایت کاربران و سرعت عمل در اجرای برنامه های هر سازمان شده و هزینه های بسیار ناچیزی را تحمیل میکند.

این مدل کاری، باعث ایجاد بیش از 1500 شریک تجاری برای شرکت ادوو گردیده که در پیاده سازی و توسعه این سیستم فعالند. در ایران هم شرکتهای متعددی در این حوزه و نیز مشاوره و پیاده سازی ادوو فعال هستند که با جستجوی اینترنتی می توان آنها را یافت.

ماژول های کلیدی که در فوق اشاره شد، به طور خلاصه عبارتند از: CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان)، حسابداری، انبارداری، پروژه، برنامه ریزی، خرید، فروش، تولید، حقوق و دستمزد، استخدام، نگهداری و تعمیرات، مدیریت اسناد، آموزش و غیره.

در واقع این ماژول ها کل عملیاتی که در یک سازمان لازم است را پوشش می‌دهند و البته در کنار آنها، هزاران اپلیکیشن و ماژول دیگر هم از طریق Store ادوو، که توسط شرکای تجاری این شرکت نوشته شده اند در دسترس هستند.

در کنار متن باز بودن ادوو، باید گفت فریم ورک آن بسیار قدرتمند بوده و مقیاس پذیری بالایی دارد و در هر مقیاس سازمانی قابل استفاده است. همچنین معماری یکپارچه آن باعث میشود هر نوع بهبودی در تمام ماژولها اعمال شوند. ادوو هر سال نسخه های جدیدی را ارائه می‌کند و امکانات جدید و به روزی را به سیستم خود اضافه می‌کند که همه مشتریان قبلی می‌توانند از آن بهره‌مند شوند.

تصویر شماره 1، میزان کاربر پسند بودن (User Friendly) و دامنه کسب و کار را نسبت به دیگر ERP ها، به ادعای ادوو نشان می دهد.

تصویر شماره 1: مقایسه ادوو با دیگر ERP ها

هزینه پیاده سازی ادوو چقدر است؟

قیمت های ادوو برای کشورهای مختلف متفاوت است. برای مشتریان ایرانی این شرکت تخفیف قائل است. البته با توجه به تحریم ها، فرایند پرداخت پیچیده اما شدنی است.

برخی ماژول های ادوو دارای یک قیمت ثابت هستند. یعنی یک بار هزینه آنها را پرداخت میکنید و هزینه دیگری ندارد. مثلا ماژول ساخت وبسایت آن حدود 300 دلار است. با ساخت وبسایت با استفاده از خود ادوو، می توانید محصولات را مستقیما از وبسایت به فروش رسانده و گردش اطلاعات آن را مستقیما در خود ERP ادوو ببینید. یا مثلا می توانید اطلاعات مشتریان خود یا درخواست های خدمات پس از فروش یا هر اطلاعات دیگری که از مشتریان دریافت میکنید را از وبسایت ادوو بگیرید و گردش کار آنها را در ادوو طراحی یا مدیریت کنید.

ماژول دیگری که قیمت ثابت، در حدود 300 دلار دارد، ماژول آموزش است که میتواند هم برای پرسنل سازمان و هم مشتریان بسیار جذاب و مفید باشد. انواع محتوای آموزشی از قبیل اسلاید، فیلم، فایل صوتی، متن یا لینک را می توان در کنار انواع آزمون و صدور گواهینامه خودکار در این ماژول طراحی نمود.

نوع دیگر ماژول های ادوو، آنهایی هستند که بابت استفاده از آنها باید به صورت ماهانه یا سالانه پرداخت صورت گیرد. قیمت این ماژولها ممکن است بین سالی 30 تا 50 دلار باشد. همچنین به ازای هر کاربر ادوو، باید به صورت ماهانه یا سالانه هزینه پرداخت شود که قیمت آن برای ایرانی ها حدود از 10 دلار در ماه و برای اروپایی ها حدود 20 یورو است. البته با پرداخت های 3 یا 5 ساله، تخفیف هایی نیز در نظر گرفته می شود.

در نتیجه برای شرکتی که از مثلا 30 ماژول استفاده میکند و حدود 50 نفر کاربر ادوو دارد، سالانه حدود 6 تا 8 هزار دلار هزینه خواهد داشت. هزینه های پیاده سازی نیز بسته به نوع خدمات شرکتهایی که این سیستم را پیاده می کنند و بسته به پیچیدگی فرایندها و مدت زمان استقرار میتواند از ده ها میلیون تومان تا صدها میلیون تومان باشد. طبیعتا برای اطلاع از قیمتهای دقیق، باید استعلام گرفته شود.

استفاده از ادوو، چنانچه انتظار میرفت تحول بزرگی در گروه پاترون به وجود آورده است. با رسیدن موجودی مواد اولیه به نقطه سفارش، سفارشات به صورت خودکار برای واحد خرید ارسال میشود و با ثبت اطلاعات خرید، کارخانه (از نگهبانی تا انبار) آن را ثبت نموده، فرایند مالی آن به صورت خودکار انجام می‌شود. از طرفی بر اساس سفارشات فروش و تعریف موجودی هر محصول، سفارشات تولید به دست تولید می‌رسد و با فروش و فرایندهای مالی، تراز مالی شرکت و تمام گزارشات همه واحدها و فرایندها به صورت لحظه‌ای به روز میشود. به روز بودن وضعیت هر فرایند، کنترل فرایند، دریافت گزارشات شاخصها در هر لحظه، ایجاد گزارش‌های هوش کسب و کار با استفاده از نرم افزار Qlik View باعث سهولت مدیریت استراتژیک و موفقیت در عرصه های مختلف سازمانی در گروه پاترون شده است.

لازم به ذکر است در راه پیاده سازی سیستم ERP، گروه پاترون با چالشهایی هم مواجه بود از جمله:

• شرکت مشاور یا پیمانکار پیاده سازی باید متدلوژی پیاده سازی و آموزش مناسبی را ارائه نماید. فقدان مدل مناسب، چالش‌های بسیاری ایجاد می‌کند. مدلی که توسط خود ادوو پیشنهاد شده نیز می‌تواند بسیار مفید باشد.
• تسلط مشاور یا پیمانکار پیاده سازی بر به‌روش‌ها (Best Practice) های صنعت می‌تواند بسیار راهگشا باشد و جلوی برخی خطاها و مسیرهای اشتباه پیاده سازی را بگیرد.

تجربه انتقال تجارب در صنعت کشور ما به ندرت دیده می شود. امیدواریم این مطلب کوتاه، منجر به آشنایی سازمانها با ادوو و سیستم کاری گروه پاترون گردیده و باعث شود سازمانهای دیگر صنعت نیز، با انتشار مطالب مشابه، دست به انتقال تجربیات خود از این طریق نمایند.